Υποβολή στο Π.Σ. Εργάνη από εργοδότες – επιχειρήσεις συμπληρωματικών και διορθωτικών δηλώσεων, χορηγούμενων κατά το έτος 2023 αδειών σε εργαζομένους τους με εξαρτημένη σχέση εργασίας

Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας και Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Για την εποπτεία της αγοράς εργασίας και την ομαλή εισαγωγή στη χρήση
Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν
εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας υποβάλλουν τα ακόλουθα:

Α. Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης

1. Η “Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης” περιλαμβάνει τα
ακόλουθα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση του χρόνου εργασίας:
Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, Σύστημα Απασχόλησης
(5ήμερη/6ήμερη), Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Δυνατότητα Ευέλικτης
Προσέλευσης.

2. Οι εργοδότες-επιχειρήσεις δηλώνουν ανά εργαζόμενο:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νία Αναφοράς Δήλωσης/Μεταβολής

iii) Στοιχεία Εργαζομένου (Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ)

iv) Στοιχεία που αφορούν:

– Συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο Πλήρους, Μειωμένης ή Εκ Περιτροπής
Απασχόληση με προσδιορισμό της προέλευσής του (συμπληρώνεται ο
εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται βάσει ΣΣΕ/
Διαιτητικής Απόφασης κ.λπ.)

– Εβδομαδιαία απασχόληση (π.χ. 5ήμερη/6ήμερη)

– Διάλειμμα (διάρκεια του και εάν είναι εντός / εκτός ωραρίου)

– Ευέλικτη Προσέλευση.

3. Τα στοιχεία της παρ. 2 συμπληρώνονται ως εξής:

i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και
των σούπερ μάρκετ, όπως καθορίζονται στο Μέρος Α’ της παρούσας:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του
προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/6/2022. Η απογραφική
διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/6/2022 έως και το αργότερο
30/6/2022.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν
λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον
προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι
ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται
πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη
υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:

α) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν
λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3 στο οποίο επιπλέον
προστίθεται και πεδίο ώρας αποχώρησης κατά την 1η μέρα πρόσληψης έτσι
ώστε να διαμορφώνεται ωράριο για την 1η μέρα.

β) Κατά την πρώτη εφαρμογή απογραφικά, προκειμένου το σύνολο του
προσωπικού τους να είναι απογεγραμμένο κατά την 30/11/2022. Η απογραφική
διαδικασία μπορεί να γίνει και σταδιακά από 1/10/2022 έως και το
αργότερο 30/11/2022.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών στοιχείων δήλωσης. Τα στοιχεία υποβάλλονται
πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη
υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

4. Από την ένταξη εργαζομένου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας
βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της:

i) δημιουργείται υποχρέωση αυθημερόν υποβολής δήλωσης “Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας” όπως περιγράφεται κατωτέρω και

ii) δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4 –
Συμπληρωματικός Ωραρίου ούτε θα επιτρέπεται να συμπληρωθεί ωράριο για
τον εργαζόμενο με άλλον Πίνακα Προσωπικού Ε4.

Β. Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας

1. Η “Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” αφορά στις ακόλουθες δηλώσεις από
εργοδότες-επιχειρήσεις που απασχολούν εργαζομένους μισθωτής εξαρτημένης
εργασίας:

i) Στοιχείων για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης,

ii) Στοιχείων για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης,

iii) Στοιχείων Αδειών εργαζομένων (δηλώνονται απογραφικά εντός του
πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους).

2. Τα στοιχεία των περιπτώσεων i) και ii) της προηγούμενης παραγράφου
υποβάλλονται σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους
εργαζόμενους που αφορούν, ως εξής:

i) από εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και
των σούπερ μάρκετ, όπως καθορίζονται στο Μέρος Α’ της παρούσας:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/6/2022 έως 30/6/2022) απογραφικά
και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως
εντασσόμενοι στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, οπότε και τυχόν
αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να
δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν για τους
εντασσόμενους στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας εργαζομένους. Στην
περίπτωση αυτή, τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους νέους
εργαζομένους παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 Συμπληρωματικό Ωραρίου.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία
υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη
υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις:

α) Κατά την πρώτη εφαρμογή (από 1/10/2022 έως 30/11/2022) απογραφικά
και αυθημερόν για το σύνολο των εργαζομένων τους που δηλώθηκαν ως
εντασσόμενοι στην ψηφιακή οργάνωση χρόνου εργασίας, οπότε και τυχόν
αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τους εργαζόμενους αυτούς παύει να
δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.

β) Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/10/2022 και εντεύθεν οπότε
και τυχόν αλλαγή του προγράμματος εργασίας για τον εργαζόμενο αυτόν
παύει να δηλώνεται εφεξής με Ε4 συμπληρωματικό Ωραρίου.

γ) Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας. Τα στοιχεία
υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη
υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.

3. Η υποχρέωση υποβολής Ε4 Συμπληρωματικός Ωραρίου εξακολουθεί να ισχύει
μέχρι την ένταξη του εργαζομένου στην “Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου
Εργασίας” βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής
της.

4. Ο εργοδότης δηλώνει ανά εργαζόμενο:

α. Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης

Για τους εργαζόμενους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης
υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις ημέρες της εβδομάδας
τα εξής:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου [Από – Έως (Προαιρετικό)]. Σε
περίπτωση μη συμπλήρωσης του πεδίου “’Έως”, το δηλωθέν ωράριο ισχύει στο
διηνεκές.

iii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

– Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα

– Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης

β. Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης

Η δήλωση υποβάλλεται για εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο/τροποποιούμενο
ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης, καθώς και για όλους τους εργαζόμενους σε
περίπτωση αλλαγής της οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας τους. Η ανωτέρω
δήλωση υποβάλλεται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.

Για τους εργαζόμενους με Μεταβαλλόμενο/Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο
Απασχόλησης υποβάλλονται στοιχεία που θα περιέχουν για όλες τις
ημερομηνίες αναφοράς τα εξής:

i) Βασικά στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Στοιχεία εργαζομένου/ων

– Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα

– Ημερομηνία εφαρμογής (Από- Έως)

– Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας, όπως περιγράφεται στη σχετική ενότητα της παρούσας απόφασης

γ. Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας

Η Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία ανά ημέρα (Δευτέρα – Κυριακή):

Τύπος
Συμπλήρωση
Σχόλια

Εργασία – Συνεχές Ωράριο
Ώρα (Από – Έως)
Επιτρέπεται να είναι κενό μόνο εφόσον δηλώνεται παρακάτω “Ρεπό”ή “Μη Εργασία”

Εργασία – Διακεκομμένο ωράριο
Ώρα (Από – Έως)
Προαιρετικά (Σε περίπτωση ύπαρξης, το
δεύτερο διάστημα “Από” θα πρέπει να είναι τουλάχιστον +3 ώρες από την
ώρα “Έως” του προηγούμενου διαστήματος εργασίας)

Τηλεργασία
Ώρα (Από-Έως)
 

Εβδομαδιαία Ανάπαυση – Ρεπό
Ναι /Όχι
Δεν συνδυάζεται με το πεδίο “Εργασία”

Μη Εργασία (Επιτρέπεται στην περίπτωση εκ περιτροπής απασχόλησης)
Ναι /Όχι
Δεν συνδυάζεται με το πεδίο “Εργασία”

Ισχύον Ωράριο

Το ισχύον ωράριο ανά ημερομηνία με βάση τις παραπάνω διαδικασίες προκύπτει από την Ημερομηνία Εφαρμογής Ωραρίου “Από” και μετά.

Σε περίπτωση επικάλυψης διαστημάτων ισχύει η τελευταία υποβληθείσα δήλωση για το κάθε διάστημα.

δ. Άδειες

Υποβάλλεται δήλωση των χορηγούμενων αδειών απογραφικά, εντός του πρώτου
δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους.

Κατά την υποβολή, δηλώνονται τα ακόλουθα:

i) Στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νια Υποβολής

iii) Στοιχεία Εργαζόμενων

– Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα

– Ημερομηνίες Εφαρμογής (Από – Έως) και ημέρες αδείας εντός του διαστήματος αυτού

– Τύπος Άδειας

– Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωροάδειας)

Ειδικά κατά την πρώτη εφαρμογή η δήλωση υποβάλλεται:

i) από εργοδότες- επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και
των σούπερ μάρκετ, όπως οι επιχειρήσεις αυτές καθορίζονται στο Μέρος Α’
της παρούσας, για άδειες χορηγούμενες από 1/6/2022 έως και 30/6/2022 σε
εργαζομένους που έχουν ενταχθεί στην ψηφιακή οργάνωση του χρόνου
εργασίας και στην ψηφιακή κάρτα.

ii) από τους λοιπούς εργοδότες-επιχειρήσεις, για άδειες χορηγούμενες από
1/10/2022 έως και 30/11/2022 για εργαζομένους που έχουν ενταχθεί στην
ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας.

Γ. Στοιχεία Ψηφιακής κάρτας εργασίας – Δήλωση πραγματικής έναρξης και λήξης απασχόλησης εργαζομένου/ων

1. Οι εργοδότες-επιχειρήσεις που ανήκουν στον κλάδο των τραπεζών και των
σούπερ μάρκετ, όπως αυτές καθορίζονται στο Μέρος Α’ της παρούσας,
ενεργοποιούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για όλους τους εργαζομένους τους
με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, όπως ορίζονται στο Μέρος Α’,
συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Η κάρτα είναι
προσωποποιημένη και μοναδική για κάθε εργασιακή σχέση που συνδέει
εργαζόμενο και εργοδότη.

2. Η ενεργοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας πραγματοποιείται, κατά
την υποβολή “Δήλωσης Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης”, εντός του
αποκλειστικού διαστήματος από 1/6/2022 έως και 30/6/2022.

Σε περιπτώσεις νέων προσλήψεων πραγματοποιούμενες από 1/6/2022 και
εντεύθεν, η ως άνω ενεργοποίηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας γίνεται
κατά την υποβολή του εντύπου Ε3 σύμφωνα με τα ανωτέρω.

3. Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας
Εργασίας οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου
εργασίας των εργαζομένων τους, όπου γίνεται άμεση καταγραφή της
πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων τους. Προς
τον σκοπό αυτό μπορούν να αξιοποιούν μεταβατικά, μέχρι την εγκατάσταση
δικού τους συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους,
λογισμικό που τους παρέχεται από το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών
Υποθέσεων. Το σύστημα αυτό διαβιβάζει αυτοματοποιημένα και σε πραγματικό
χρόνο τις εγγραφές για την έναρξη και λήξη της απασχόλησης των
εργαζομένων στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

4. Σε περίπτωση που επέλθει γεγονός ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής
αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, το οποίο
εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των
εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ.
ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε
πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο
εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή
αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη.

5. Η παράλειψη υποβολής στοιχείων της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε
σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης
τους συσχετιζόμενη με τον αριθμό των αναμενόμενων δηλώσεων υποβολής,
αποτελεί κριτήριο που λαμβάνεται υπόψη από την ανάλυση εκτίμησης
κινδύνου του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ, προκειμένου η σχετική επιχείρηση να ελεγχθεί από
την αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ.

6. Τα στοιχεία που δηλώνονται είναι:

i) Στοιχεία Εργοδότη: Εργοδότης, Παράρτημα

ii) Ημ/νια Υποβολής

iii) Στοιχεία Εργαζόμενων

– Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα

– Ημερομηνία Αναφοράς,

– Ώρα Έναρξης (υποχρεωτικό κατά τη δήλωση έναρξης απασχόλησης),

– Ώρα Λήξης (υποχρεωτικό κατά τη δήλωση λήξης απασχόλησης)

7. Τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας κάθε
επιχείρησης τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δέκα
(10) ετών και κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του
συστήματος που τον αφορούν. Τα αντίστοιχα στοιχεία στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον έξι (6) μηνών και
κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του συστήματος
που τον αφορούν.».

ΙΙ. Σύμφωνα με την από 12.1.2023 ανακοίνωση του ΠΣ Εργάνη:

«Από την 12-01-2023, όλες οι επιχειρήσεις – εργοδότες, οι οποίοι
έχουν ολοκληρώσει, πλέον, την απογραφική διαδικασία της ψηφιακής
οργάνωσης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους με εξαρτημένη σχέση
εργασίας, δύνανται: να δηλώνουν στο νέο ψηφιακό περιβάλλον του Π.Σ.
ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, τις άδειες για τους εργαζομένους τους, απογραφικά και έως τη
λήξη του πρώτου δεκαημέρου του ημερολογιακού μήνα που ακολουθεί τον μήνα
χορήγησής τους. Η δήλωση θα είναι δυνατή από την πρώτη ημέρα του μήνα
χορήγησης της άδειας έως και τη δέκατη ημέρα του επόμενου ημερολογιακού
μήνα.

Οι δηλώσεις θα αφορούν άδειες που χορηγήθηκαν από τον μήνα Ιανουάριο του 2023 και μετέπειτα.

Οι
δηλώσεις θα περιλαμβάνουν την καταγραφή Κανονικής Άδειας εργαζόμενου
για χρονικό διάστημα Ημερομηνία Από – Ημερομηνία Έως, την καταγραφή
άλλων τύπων Άδειας ημέρας για συγκεκριμένη ημερομηνία, καθώς και την
καταγραφή διαφόρων τύπων Ωροάδειας του εργαζόμενου για συγκεκριμένη
ημερομηνία και πρόσθετες πληροφορίες για Ώρα από / Ώρα έως.

Ο
χρήστης μπορεί να υποβάλλει δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας – Άδειες
«ΕΝΤΥΠΑ ΣΕΠΕ > Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας > Εισαγωγή» και
την επιλογή κατάστασης «Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Άδειες».

Για
τη συγκεκριμένη διαδικασία παρέχεται και δυνατότητα ορθής επανάληψης, με
τη συμπλήρωση του αριθμού πρωτοκόλλου και της ημερομηνίας υποβολής της
αρχικής. Με την υποβολή της δήλωσης με ορθή επανάληψη, ανακαλείται η
αρχική δήλωση και ισχύει μόνο το περιεχόμενο της νέας δήλωσης. Επίσης
δίνεται η δυνατότητα ανάκλησης της δήλωσης. Οι ανωτέρω δυνατότητες θα
πρέπει να είναι σύμφωνες με την σχετική νομοθεσία που διέπει την
χορήγηση της κάθε άδειας που καταχωρείται.».